A partire dal 2000, attraverso il programma di razionalizzazione degli acquisti, l’Italia ha intrapreso un importante percorso di riforma in materia di procurement pubblico per rendere più coerenti gli strumenti utilizzati con l’evolversi dei bisogni dei cittadini e delle imprese e quindi della Pubblica Amministrazione. Obiettivi ultimi il miglioramento della qualità della spesa, la riduzione dei costi di gestione e quindi della spesa pubblica, l’aumento della trasparenza delle procedure e della competitività del mercato. Attraverso i più recenti interventi normativi, il percorso di centralizzazione degli acquisti si rafforza e perfeziona introducendo un nuovo modello di aggregazione della spesa: i Soggetti Aggregatori.

A fronte di un contesto caratterizzato da oltre 35.000 Stazioni Appaltanti, con delibera ANACn.58 del 2015 sono stati identificati 33 Soggetti Aggregatori che, rispetto a tipologie di spesa standardizzabile, avranno il compito di effettuare la pianificazione integrata dei fabbisogni e di programmare ed eseguire le iniziative di acquisito.

Per garantire il successo del nuovo assetto degli acquisti pubblici e il perseguimento degli obiettivi preposti, è necessario affiancare ai nuovi modelli organizzativi e di governance, opportuni strumenti informatici in grado di supportare la dematerializzazione completa del ciclo degli acquisti, per rendere maggiormente semplici, efficienti e trasparenti le procedure, consentendo un effettivo monitoraggio della spesa pubblica.

In questo scenario, la Ricerca 2015 dell’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano , attraverso un’indagine condotta in collaborazione con Deloitte, ha individuato e analizzato 15 piattaforme di eProcurement dei Soggetti Aggregatori, considerando sia le piattaforme attive sia quelle in attivazione entro il 2016.

Le piattaforme sono prevalentemente utilizzate per lo svolgimento di procedure di gara a favore delle Amministrazioni territoriali, degli Enti sanitari e delle società di sistema. Oltre il 70% è utilizzabile direttamente dalle Amministrazioni sul territorio per la gestione in autonomia delle gare. Quasi tutte le piattaforme (>85%) gestiscono le principali tipologie di procedure (aperta, ristretta, negoziata, a invito diretto), mentre le procedure di Accordo Quadro sono gestite da una piattaforma su due. Solamente il 43% delle piattaforme è dotato di strumenti per la gestione del Sistema Dinamico di Acquisizione. Gli strumenti più diffusi (>70%) risultano invece essere il Mercato Elettronico con RdO e il Negozio Elettronico per l’acquisto su Convenzione.

Se da un lato è possibile gestire la maggior parte delle procedure di gara attraverso quasi tutte le piattaforme censite, con una buona copertura delle differenti fasi dalla pubblicazione all’aggiudicazione, dall’altro lato le funzionalità offerte dalle piattaforme per la gestione delle fasi complementari alla procedura di gara, sono ancora poco diffuse: gli strumenti per la raccolta dei fabbisogni sono presenti in meno del 50% delle piattaforme e spesso gestiti attraverso applicativi esterni e in meno del 30% delle piattaforme è presente un Albo fornitori mentre è più frequente il ricorso a indirizzari che non prevedono un percorso di qualificazione strutturato degli operatori economici. Risultano inoltre ancora poco diffusi (<30%) strumenti di content management a supporto della predisposizione della documentazione di gara , fase sicuramente poco standardizzabile e quindi di più difficile digitalizzazione.

Il percorso di intrapreso dai Soggetti Aggregatori è appena iniziato. Dall’analisi emerge come siano ancora pochi ad offrire piattaforme informatiche in grado di supportare efficacemente le varie fasi del ciclo d’acquisto, diventando per Enti e operatori economici una valida soluzione per recuperare efficienza ed efficacia. La presenza di best practicerappresenta però una straordinaria opportunità per avviare un percorso di crescita e innovazione condiviso in cui i Soggetti Aggregatori con maggiore esperienza possono farsi promotori di un auspicato processo di omogeneizzazione dell’offerta attraverso il coordinamento, l’affiancamento e il trasferimento di competenze ai Soggetti che non si sono ancora completamente strutturati.